Tips hoe je feedback geeft en ontvangt

Lopen jij en je partner vaak vast in een uitputtend steekspel van feedback en woorden, waarbij je één van de volgende terugkerende gedachten hebt?

• Ik weet niet meer hoe ik commentaar kan geven zonder dat mijn partner zich aangevallen voelt. Alles wat ik zeg schiet in het verkeerde keelgat.
• Dit heeft geen zin, ik stop maar met praten. We blijven maar met argumenten heen en weer gooien. Mijn partner begrijpt me gewoon niet.
• Steeds weer die patstelling. We kunnen niet meer ‘normaal’ met elkaar van mening verschillen en het constructief oplossen.

Dit soort negatieve communicatiecirkels kun je kortstondig doorbreken of voorkomen als je De Feedbackregels toepast. Het toepassen van De Feedbackregels is een belangrijke communicatievaardigheid die in vrijwel alle ‘bedrijfsmatige’ basiscommunicatietrainingen aan de orde komt.

Ook ik heb er jaren geleden veel mee gewerkt toen ik nog communicatietrainingen in logistieke bedrijven en gezondheidsinstellingen gaf. Het effect van de feedbackvaardigheid is best goed.

Alleen… niet altijd en zeker op de langere termijn niet.

Het is namelijk een vaardigheid die voorbij gaat aan de diepere secundaire en primaire emotionele drijfveren. Je kunt nog zo goed weten hoe je netjes moet communiceren, maar als je getriggerd wordt ben je al die regels vergeten…

Desalniettemin wil ik je hier op deze plek de feedbackregels voor het geven en ontvangen van commentaar (kritiek, verwijten, klachten etc.) graag geven zodat je er je voordeel mee kunt doen.

Wat is feedback?

Elke opmerking die we over iemand anders maken is een vorm van feedback, of het nu om een compliment gaat of om een afkeurende opmerking. Grofweg kun je feedback in twee soorten onderscheiden:

1. Complimenten (positieve feedback). Positieve bekrachtiging zorgt er voor dat je het gewenste gedrag van je partner in stand houdt, of zelfs verder verbetert. Een compliment levert een positieve bijdrage aan je relatie.

2. Commentaar (negatieve feedback). Het geven van commentaar of kritiek moet ervoor zorgen dat er een verandering komt in het gedrag van je partner of in de manier waarop je met elkaar omgaat.

Feedback is nodig om gedragingen van elkaar te begrijpen en bespreekbaar te maken.

Achter gedragingen zitten gedachten en gevoelens. Zonder op de hoogte te zijn van deze gedachten en gevoelens, kan bepaald gedrag van je partner vraagtekens oproepen. En tot miscommunicatie leiden.

Jouw mening in de vorm van feedback helpt om de situatie bespreekbaar te maken. Als je hierbij bepaalde regels in acht neemt ontstaat er ‘ruimte’ in het samen communiceren en het samen zijn.

Dit zijn de regels voor het geven van feedback:

• Geef de feedback op gedrag, niet op persoon.
• Feedback is een beschrijving van gedrag, geen beoordeling (goed/fout).
• Geef feedback in de vorm van een ik-boodschap.
• Geef aan welk effect het gedrag op jou heeft.
• Geef feedback op gedrag dat te veranderen is.
• Feedback is in eerste instantie bedoeld om je relatie te verbeteren.

Om te bereiken dat de boodschap zo goed mogelijk overkomt is het nuttig deze vier stappen te volgen:

Eerste stap: Beschrijf wat je zelf hebt waargenomen.

• Beschrijf het gedrag van je partner zonder oordeel; dus datgene wat je zelf bij jouw partner zag of hoorde.
• Als je het gedrag beschrijft, doe dit dan zo concreet mogelijk (“Toen en toen deed je dit en dat..”).
• Beperk je tot het gedrag en maak het niet persoonlijk.
• Blijf in het hier en nu. Grijp niet terug naar het verleden met iets als “dit is nu al de derde keer dat…”
• Wacht niet te lang met het geven van feedback.

Tweede stap: Geef aan wat het effect van het gedrag van jouw partner op jou is.

• Bedenk goed wat het precies is waaraan jij je bij jouw partner ergert. Bijvoorbeeld: “Je onderbrak me in mijn verhaal en daardoor raakte ik uit mijn concentratie.”
• Gebruik de ik-vorm; houd het bij jezelf.

Derde stap: Ga na of je partner jou begrijpt.

• Check of je partner jouw boodschap heeft begrepen. Vraag bijvoorbeeld: “Snap je wat ik bedoel?”
• Voel je vervolgens niet aangevallen door een eventuele reactie van jouw partner en voorkom een ‘welles-nietes’ discussie.

Vierde stap: Geef eventueel aan welk gedrag je graag van jouw partner zou willen zien.

• Voorkom dat je jouw wens als een eis in een jij-boodschap aan je partner geeft.
• En ben de neiging voor om te zeggen wat niet moet in plaats van wat wel gewenst is. Bijvoorbeeld: “Ik zou het fijn vinden als je me uit laat spreken” in plaats van “Je moet me niet in de rede vallen”.

Het is raadzaam om de stappen chronologisch door te lopen. Als je stap 1 en 2 verwisselt, zal je partner snel de indruk krijgen dat je haar/hem aanvalt. En het overslaan van stap 3 kan het bespreekbaar maken van de feedback behoorlijk verstoren.

Het aanhouden van de chronologische volgorde van deze vier stappen verhoogt de kans dat je de relatie goed houdt en zelfs verbetert.

Voor het ontvangen van feedback zijn dit de regels:

• Luister naar wat je partner zegt.
• Zoek naar de onderliggende, verborgen wens.
• Vraag eventueel om verduidelijking.
• Ga je niet verdedigen of verantwoorden.

Als ontvanger van de feedback beslis je zelf of je wel of niet iets met de feedback wilt doen.

Tips om feedback te ontvangen:

• Als je partner commentaar op jou heeft, neemt hij of zij de moeite om aandacht aan jou te besteden. Zie het als een positieve investering in jou en jullie relatie.
• Commentaar geeft je informatie over hoe jouw gedrag overkomt. Ook al bedoel je het niet zo en ook al is het niet ‘de’ waarheid.
• Door interesse te tonen in de punten die voor jouw partner aanleiding zijn om zich aan jou te ergeren, krijg je informatie over de effecten van jouw gedrag. En verklein je de kans op een conflict.
• Commentaar op wat je doet is commentaar op jouw gedrag. Het is niet persoonsgericht, ook al wordt er “Jij bent” gezegd. Reageer dus niet vanuit verontwaardiging of gekwetstheid en neem zo nodig even afstand (iets pakken, diep ademhalen of tot tien tellen).
• Vraag door totdat duidelijk is welk gedrag van jou jouw partner precies stoorde.
• Neem je partner altijd serieus, ook al is het commentaar in jouw ogen niet terecht. Het feit dat jouw partner moeite heeft met een bepaald aspect van jouw gedrag, is de moeite van het bespreken waard.
• Haal de behoefte achter de feedback vandaan: Wat zou je wel willen? Als de wens helder is, weet je beiden waarover het gaat. Bovendien kun je vervolgens beargumenteren waarom je wel of niet op de wens wilt ingaan.
• Hoe meer je laat merken dat je partner met commentaar bij je terecht kan, hoe makkelijker het bespreken van kritiek op den duur wordt.

Het zou ook zomaar kunnen dat je alle regels voor het geven en ontvangen van feedback toepast, maar dat jullie toch verstrikt raken in negatieve communicatiecirkels.

Grote kans dat jullie je dan al te onveilig bij elkaar voelen.

Het ontwikkelen van je T.O.B.-houding is cruciaal om je relatie weer veilig te maken. Dat gaat een stuk verder dan het correct toepassen van de feedbackregels. T.O.B. betekent dat je toegankelijk, ontvankelijk en emotioneel betrokken kunt blijven ondanks vervelende triggers.